Nowe zasady ustalania stażu pracy i uprawnienia PIP w 2026. Sposoby ograniczania ryzyka

W 2026 roku wchodzi w życie nowelizacja ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, która diametralnie zmienia zasady ustalania stażu pracy. Rewolucja dotyczy zarówno tego, jakie okresy aktywności zawodowej będą wliczane do stażu, jak i tego, że inspektorzy PIP otrzymują uprawnienia do wydawania natychmiast wykonalnych decyzji administracyjnych w tym zakresie.

Dla pracodawców oznacza to:

• większe ryzyko finansowe (ryzyko „zaległych” wypłat oraz obciążenia bieżące),
• nowe obowiązki w zakresie dokumentowania i weryfikacji stażu,
• konieczność przygotowania kadr do nowych wyzwań.

Cele szkolenia

Celem szkolenia jest przygotowanie pracodawców do nadchodzących zmian w ustalaniu stażu pracy i nowych uprawnień PIP poprzez przedstawienie konkretnych rozwiązań, które pozwolą ograniczyć ryzyka prawne i finansowe.

• Szkolenie pozwoli uczestnikom nie tylko dokładnie zrozumieć zakres nadchodzących zmian, ale także przełożyć je na praktykę codziennej pracy w działach kadr i HR.
• Dzięki analizie nowych przepisów oraz uprawnień inspektorów PIP zidentyfikujemy obszary ryzyka prawnego i finansowego, jakie wiążą się z ustalaniem stażu pracy.
• Uczestnicy poznają narzędzia oraz procedury, które pozwolą im skutecznie zabezpieczyć interesy firmy, uniknąć błędów i przygotować organizację na kontrolę PIP i pytania pracowników.
• Szkolenie przedstawia rozwiązania, które minimalizują zagrożenia i jednocześnie – w dalszym ciągu pozwolą racjonalizować koszty związane z zatrudnieniem. Omawiane zagadnienia dotyczą kwestii formalnoprawnych oraz praktycznych (optymalne kształtowanie treści kontraktów, dostosowanie regulacji wewnętrznych i procedur kadrowych).

PROGRAM SZKOLENIA

Wprowadzenie:

• Nowe rozwiązania, ograniczenie pola manewru pracodawcy.
• Reklasyfikacja umów B2B i cywilnych.
• Działania PIP przygotowujące do weryfikacji stażu pracy w firmach i instytucjach.

Nowe podejście do stażu pracy:

• Ogólny a zakładowy staż pracy – różnice i znaczenie.
• Jak rozumieć „staż pracy” w kontekście nowelizacji.

Rodzaje aktywności zawodowej wliczanych do stażu:

• Umowa o pracę – standardowe zasady.
• Umowy cywilnoprawne (zlecenie) – kiedy i w jaki sposób wliczane.
• JDG (B2B) – nowe reguły wliczania okresów samozatrudnienia.
• Cudzoziemcy na B2B.
• Inne formy aktywności zawodowej uwzględniane przy naliczaniu stażu.

Szczególne zasady ustalania i dokumentowania stażu:

• Jakie dokumenty są wymagane i kto je gromadzi.
• Możliwość uwzględniania aktywności sprzed wielu lat.
• Przepisy „działające wstecz” – praktyczne konsekwencje dla pracodawców i pracowników.

Nowe uprawnienia PIP:

• Prawo do wydawania decyzji administracyjnych dotyczących stażu pracy.
• Możliwość przeprowadzania kontroli zdalnych przez PIP.
• Natychmiastowa wykonalność decyzji inspektora.
• Procedura odwoławcza.
• Ograniczona rola sądów pracy – zmiana w równowadze sił.
• Wyższe kary dla pracodawców – jakie kary, za jakie naruszenia.

Konsekwencje dla pracodawców:

• Rzeczywisty poziom ryzyka finansowego związanego z koniecznością przeliczenia świadczeń (urlopy, nagrody jubileuszowe, odprawy).
• Odpowiedzialność kadrowców i działów HR za prawidłowe ustalanie stażu.
• Przykłady możliwych sporów i sytuacji konfliktowych.

Działania zabezpieczające – przewodnik dla działów personalnych:

• Przegląd i analiza dokumentacji kadrowej – kroki i zasady.
• Modyfikacja regulaminu pracy oraz regulaminu wynagradzania (przykłady rozwiązań).
• Weryfikacja okresów B2B i zleceń – dokumentacja potwierdzająca okresy aktywności zawodowej.
• Bezpieczna formuła B2B oraz outsourcingu pracowniczego – szczegółowe wytyczne (optymalna zawartość kontraktów – na co zwracamy uwagę).
• Opracowanie wewnętrznych procedur ustalania i dokumentowania stażu.
• Współpraca z inspektorem PIP w trakcie ew. kontroli.

Pozostałe zmiany wynikające z nowelizacji:

• Dodatkowe kompetencje inspektorów.
• Ułatwienia dla pracowników w sporach z pracodawcami.
• Nowe obowiązki informacyjne.
• Schemat działania dla działu personalnego w przypadku sporów dotyczących stażu pracy.

Rekomendacje:

• Najważniejsze ryzyka i wyzwania dla pracodawców – zestawienie.
• Lista działań niezbędnych do wdrożenia podsumowanie – plan przygotowania się do wejścia przepisów w życie.

Informacje organizacyjne:
08:45 – 09:00 Logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień
09:00 – 15:00 Zajęcia

Po zapisaniu się na szkolenie wszystkie kwestie techniczne będą Państwu przesłane drogą mailową

Treść szkolenia i materiały szkoleniowe objęte są prawami autorskimi.