Szkolenie ma na celu omówienie obowiązujących regulacji prawnych dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz nowych zasad zaliczania stażu pracy. W trakcie zajęć przeanalizowane zostaną aktualne przepisy, a także stanowiska instytucji takich jak Państwowa Inspekcja Pracy, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego.
Celem szkolenia jest przedstawienie zarówno teoretycznych, jak i praktycznych aspektów prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w tym elektronicznych akt osobowych, z uwzględnieniem zmian obowiązujących od 2026 r.
Korzyści dla uczestników:
Uczestnicy zapoznają się z aktualnym stanem prawnym w omawianym zakresie oraz zdobędą wiedzę i umiejętności niezbędne w warunkach postępującej elektronizacji procesów kadrowych. Szkolenie pomoże przygotować się do nowych obowiązków pracodawców i działów HR, związanych z koniecznością dostosowania procedur kadrowych do aktualnych przepisów.
Adresaci szkolenia:
Szkolenie skierowane jest przede wszystkim do osób pracujących w działach kadrowo-płacowych oraz księgowych. Do udziału zapraszamy również osoby zainteresowane rozwojem zawodowym w tym obszarze, dla których wiedza przekazywana podczas szkolenia może stanowić cenne wsparcie. Zajęcia wyróżniają się indywidualnym charakterem oraz organizacją sprzyjającą zdobyciu praktycznej wiedzy, która może przyczynić się do usprawnienia codziennej pracy lub rozwoju kompetencji zawodowych.
PROGRAM SZKOLENIA
Zasady ogólne dotyczące gromadzenia danych i dokumentów od kandydatów do pracy i pracowników:
- Dane osobowe, jakich podania można wymagać od kandydata do pracy oraz od pracownika, w tym m.in.
- dane dotyczące niekaralności,
- dane zawarte w dowodzie osobistym.
- Dokumenty, których przedstawienia można wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, w tym kwestia:
- zdjęć i referencji,
- dokumentów, których przedstawienie pozostaje w interesie pracownika (dokumenty od osoby wyznającej inną religię i pragnącej obchodzić swoje święta religijne, dokumenty potwierdzające wcześniejsze zatrudnienie u zagranicznego pracodawcy, dokumenty potwierdzającego stopień niepełnosprawności, dokumenty potwierdzające status weterana, dokumenty potwierdzające wykształcenie).
- Problematyka spóźnionego doniesienia dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia i inne uprawnienia pracownicze,
- Orzeczenie o zdolności lub braku zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku, w tym:
- badania dla pracowników prowadzących samochód w celach służbowych,
- badania dla osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, pozwalające na pracę w dłuższych normach czasu pracy.
- Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników, w szczególności:
- kwestia: porządku chronologicznego,
- zasady numerowania dokumentów gromadzonych w aktach osobowych,
- zasady sporządzania wykazu dokumentów (spisu treści),
- zasady zbierania przede wszystkim odpisów i kopii dokumentów.
Dokumenty umieszczane w aktach osobowych dotyczące dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w szczególności:
- Zasady dokumentowania zawarcia umowy o pracę:
- pisemna umowa o pracę (data zawarcia umowy, a data rozpoczęcia pracy przez pracownika),
- zmiany dotyczące zasad nawiązywania umów na czas określony,
- pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia, planowane zmiany w tym zakresie służące ułatwieniu kontroli legalności zatrudnienia przez PIP.
- Dokumenty dodatkowo potwierdzające warunki zatrudnienia:
- zakres czynności,
- umowa o zakazie konkurencji,
- informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia,
- dodatkowe informacje w razie zatrudnienia w formie telepracy.
- Dokumenty gromadzone w związku z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich,
- Dokumenty związane z odpowiedzialnością materialną pracownika:
- potwierdzające powierzenie mienia),
- zakaz posługiwania się wekslem (planowane zmiany przepisów).
- Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników,
- Dokumentacja związana ze zwalnianiem pracownika od pracy, np. w celu oddania krwi, czy na wezwanie np. sądu oraz zasady zwalniania pracownika od pracy w razie choroby niani, z którą rodzina zawarła umowę uaktywniającą, dziennego opiekuna dziecka albo w razie nieprzewidzianego zamknięcia klubu dziecięcego,
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, gromadzone w części C akt osobowych, w tym:
- Dokumenty tworzone przy rozwiązywaniu umów o pracę, w szczególności:
- oświadczenie woli pracodawcy o wypowiedzeniu lub zwolnieniu pracownika,
- zmiany dotyczące wypowiadania umów o pracę zawartych na czas określony,
- notatka z udziału świadka we wręczaniu oświadczenia woli,
- zasady prawidłowego doręczania oświadczeń woli pracownikowi.
- Dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracownika:
- zasady prawidłowego wypełnienia świadectwa pracy,
- zasady doręczania świadectwa pracy,
- zasady sporządzania odpisu (duplikatu) świadectwa pracy.
Dokumenty związane z wymierzeniem kary porządkowej, gromadzone w części D akt osobowych
- rodzaj tworzonych dokumentów,
- praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników).
Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).
- rodzaj tworzonych dokumentów,
- praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników).
Ochrona danych osobowych w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w szczególności, obowiązki pracodawcy jako administratora danych wobec pracowników przetwarzających dane innych osób, w tym:
- nadanie upoważnienia do przetwarzania danych – omówienie wzoru upoważnienia, zasady prowadzenia ewidencji takich osób, nadanie identyfikatora;
- możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi np.: biuru rachunkowemu.
Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym:
- okres przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- wybór miejsca przechowywania,
- postępowanie z dokumentacją pracowniczą w przypadku upadłości bądź likwidacji pracodawcy
- kogo obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
- kiedy stosujemy skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat) obowiązkowo, a kiedy dobrowolnie?
Elektroniczna forma dokumentów kadrowych zmiany od 2026r.
Zmiana przepisów Kodeksu pracy dotycząca ustalania stażu pracy:
- Wliczanie do okresów zatrudnienia okresów prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, okresów wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług – zasady i warunki;
- Inne okresy aktywności zawodowej wliczane do okresów zatrudnienia, od których zależy prawo do uprawnień przysługujących pracownikom;
- Dokumentowanie okresów wykonywania innej niż stosunek pracy aktywności zawodowej w celu zaliczenia do okresu zatrudnienia pracownika;
- Data planowanego wliczenia dodatkowych okresów do stażu pracy i ich dokumentowanie;
- Okres na dostarczenie dokumentacji uzupełniającej staż.
Na koniec szkolenia Prowadzący odpowie na wszystkie pytania uczestników związane z tematem.
Rozkład godzinowy:
09:00 – 16:00