Szkolenie ma na celu omówienie obowiązujących regulacji prawnych w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz nowych zasad zaliczania stażu pracy. Analiza przepisów oraz stanowisk Państwowej Inspekcji Pracy, Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej, Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych oraz orzecznictwa Sądu Najwyższego.
Celem szkolenia jest przedstawienie od strony teoretycznej oraz praktycznej zagadnień związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w tym elektronicznych akt osobowych z uwzględnieniem zmian od 2026 r.
Korzyści dla uczestników: Zapoznanie z aktualnym stanem prawnym w/w zakresie. Nabycie umiejętności niezbędnych w dobie rosnącej elektronizacji i nowych obowiązków po stronie pracodawców oraz działów HR, wymuszających dostosowanie procedur kadrowych do aktualnych przepisów.
Adresaci szkolenia: Szkolenie adresowane jest do osób pracujących w działach kadrowo-płacowych i księgowych. Zapraszamy również na zajęcia osoby, które mają na celu swój rozwój zawodowy, a wiedza przekazywana na zajęciach może się do tego przyczynić. Cechą charakterystyczną naszych zajęć odróżniającą od innych oferowanych na rynku jest ich indywidualny charakter, przejawiający się w organizacji i czasie, który umożliwia nabycie wiedzy pozwalającej na usprawnienie pracy bądź rozwój zawodowy.
PROGRAM SZKOLENIA
Zasady ogólne dotyczące gromadzenia danych i dokumentów od kandydatów do pracy i pracowników:
- Dane osobowe, jakich podania można wymagać od kandydata do pracy oraz od pracownika, w tym m.in.
- dane dotyczące niekaralności,
- dane zawarte w dowodzie osobistym.
- Dokumenty, których przedstawienia można wymagać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, w tym kwestia:
- zdjęć i referencji,
- dokumentów, których przedstawienie pozostaje w interesie pracownika (dokumenty od osoby wyznającej inną religię i pragnącej obchodzić swoje święta religijne, dokumenty potwierdzające wcześniejsze zatrudnienie u zagranicznego pracodawcy, dokumenty potwierdzającego stopień niepełnosprawności, dokumenty potwierdzające status weterana, dokumenty potwierdzające wykształcenie).
- Problematyka spóźnionego doniesienia dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia i inne uprawnienia pracownicze,
- Orzeczenie o zdolności lub braku zdolności do wykonywania pracy na danym stanowisku, w tym:
- badania dla pracowników prowadzących samochód w celach służbowych,
- badania dla osób ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności, pozwalające na pracę w dłuższych normach czasu pracy.
- Zasady zakładania i prowadzenia akt osobowych pracowników, w szczególności:
- kwestia: porządku chronologicznego,
- zasady numerowania dokumentów gromadzonych w aktach osobowych,
- zasady sporządzania wykazu dokumentów (spisu treści),
- zasady zbierania przede wszystkim odpisów i kopii dokumentów.
Dokumenty umieszczane w aktach osobowych dotyczące dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w szczególności:
- Zasady dokumentowania zawarcia umowy o pracę:
- pisemna umowa o pracę (data zawarcia umowy, a data rozpoczęcia pracy przez pracownika),
- zmiany dotyczące zasad nawiązywania umów na czas określony,
- pisemne potwierdzenie warunków zatrudnienia, planowane zmiany w tym zakresie służące ułatwieniu kontroli legalności zatrudnienia przez PIP.
- Dokumenty dodatkowo potwierdzające warunki zatrudnienia:
- zakres czynności,
- umowa o zakazie konkurencji,
- informacja o dodatkowych warunkach zatrudnienia,
- dodatkowe informacje w razie zatrudnienia w formie telepracy.
- Dokumenty gromadzone w związku z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich,
- Dokumenty związane z odpowiedzialnością materialną pracownika:
- potwierdzające powierzenie mienia),
- zakaz posługiwania się wekslem (planowane zmiany przepisów).
- Dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników,
- Dokumentacja związana ze zwalnianiem pracownika od pracy, np. w celu oddania krwi, czy na wezwanie np. sądu oraz zasady zwalniania pracownika od pracy w razie choroby niani, z którą rodzina zawarła umowę uaktywniającą, dziennego opiekuna dziecka albo w razie nieprzewidzianego zamknięcia klubu dziecięcego,
Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, gromadzone w części C akt osobowych, w tym:
- Dokumenty tworzone przy rozwiązywaniu umów o pracę, w szczególności:
- oświadczenie woli pracodawcy o wypowiedzeniu lub zwolnieniu pracownika,
- zmiany dotyczące wypowiadania umów o pracę zawartych na czas określony,
- notatka z udziału świadka we wręczaniu oświadczenia woli,
- zasady prawidłowego doręczania oświadczeń woli pracownikowi.
- Dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracownika:
- zasady prawidłowego wypełnienia świadectwa pracy,
- zasady doręczania świadectwa pracy,
- zasady sporządzania odpisu (duplikatu) świadectwa pracy.
Dokumenty związane z wymierzeniem kary porządkowej, gromadzone w części D akt osobowych
- rodzaj tworzonych dokumentów,
- praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników).
Dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu (część E akt osobowych).
- rodzaj tworzonych dokumentów,
- praktyczne wskazówki postępowania z nimi (usuwanie z akt osobowych pracowników).
Ochrona danych osobowych w związku z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, w szczególności, obowiązki pracodawcy jako administratora danych wobec pracowników przetwarzających dane innych osób, w tym:
- nadanie upoważnienia do przetwarzania danych – omówienie wzoru upoważnienia, zasady prowadzenia ewidencji takich osób, nadanie identyfikatora;
- możliwość powierzenia przechowywania dokumentacji innemu podmiotowi np.: biuru rachunkowemu.
Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym:
- okres przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- wybór miejsca przechowywania,
- postępowanie z dokumentacją pracowniczą w przypadku upadłości bądź likwidacji pracodawcy
- kogo obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.
- kiedy stosujemy skrócony okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (10 lat) obowiązkowo, a kiedy dobrowolnie?
Elektroniczna forma dokumentów kadrowych zmiany od 2026r.
Zmiana przepisów Kodeksu pracy dotycząca ustalania stażu pracy:
- Wliczanie do okresów zatrudnienia okresów prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności, okresów wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług – zasady i warunki;
- Inne okresy aktywności zawodowej wliczane do okresów zatrudnienia, od których zależy prawo do uprawnień przysługujących pracownikom;
- Dokumentowanie okresów wykonywania innej niż stosunek pracy aktywności zawodowej w celu zaliczenia do okresu zatrudnienia pracownika;
- Data planowanego wliczenia dodatkowych okresów do stażu pracy i ich dokumentowanie;
- Okres na dostarczenie dokumentacji uzupełniającej staż.
Na koniec szkolenia Prowadzący odpowie na wszystkie pytania uczestników związane z tematem.
Rozkład godzinowy:
08:45 – 09:00 Logowanie do platformy i sprawdzanie ustawień
09:00 – 14:00 Zajęcia
Po zapisaniu się na szkolenie wszystkie kwestie techniczne będą Państwu przesłane drogą mailową.
Treść szkolenia i materiały szkoleniowe objęte są prawami autorskimi.