Technologie, które ułatwiają pracę + komunikacja z klientem, który potrafi zaskoczyć.
Sekretariat dawno przestał być tylko miejscem odbierania telefonów. Dziś to centrum informacji, koordynacji i pierwszego kontaktu z firmą. To od pracy sekretariatu często zależy pierwsze wrażenie klienta i sprawność działania całej organizacji.
Podczas warsztatów uczestnicy poznają praktyczne sposoby organizowania pracy, nowoczesne narzędzia technologiczne oraz skuteczne metody komunikacji z wymagającym klientem – tak, aby pracować spokojniej, sprawniej i z większą pewnością siebie.
Warsztaty mają charakter dynamiczny i praktyczny – dużo przykładów z życia sekretariatu, ćwiczenia, scenki i wymiana doświadczeń.
Cel szkolenia
Podczas warsztatów uczestnicy:
- dowiedzą się, jak zmienia się rola sekretariatu w nowoczesnej organizacji
- poznają sprytne sposoby organizacji pracy, kiedy jednocześnie dzwoni telefon, przychodzi mail i pojawia się gość
- odkryją narzędzia technologiczne, które realnie ułatwiają codzienną pracę
- sprawdzą, jak można oszczędzać czas dzięki prostym automatyzacjom
- nauczą się prowadzić rozmowę z wymagającym lub zdenerwowanym klientem
- przećwiczą komunikaty, które uspokajają rozmowę zamiast ją zaostrzać
- poznają sposoby zachowania profesjonalizmu nawet w stresujących sytuacjach
Co z tego będziesz mieć dla siebie?
Po warsztatach:
- dowiesz się, jak pracować sprytniej, a nie tylko więcej
- poznasz narzędzia, które pomagają ogarniać chaos w pracy sekretariatu
- zobaczysz, jak nowoczesne technologie mogą realnie ułatwić Twoją codzienną pracę
- nauczysz się, jak reagować, gdy klient mówi: „Proszę mnie natychmiast połączyć!”
- poznasz sposoby, jak spokojnie radzić sobie z trudnym rozmówcą
- zyskasz większą pewność siebie w kontaktach z klientami i przełożonymi
- dowiesz się, jak budować profesjonalny wizerunek firmy już od pierwszego zdania rozmowy
PROGRAM SZKOLENIA
Sekretariat 2026 – czyli dlaczego Twoja rola jest ważniejsza niż myślisz
- czy sekretariat to tylko „odbieranie telefonów”?
- jak sekretariat wpływa na wizerunek firmy
- pierwsze wrażenie – dlaczego klient wyrabia je w kilka sekund
- co sprawia, że sekretariat jest naprawdę profesjonalny
Pytanie do refleksji:
Co klient pomyśli o firmie po pierwszej rozmowie z Tobą?
Gdy wszystko dzieje się naraz – jak ogarnąć pracę sekretariatu
- Telefon dzwoni.
- Ktoś stoi w drzwiach.
- Szef pyta o dokument.
- Mail właśnie „piknął”.
Brzmi znajomo?
W tym module uczestnicy poznają:
- sposoby radzenia sobie z wielozadaniowością
- jak ustalać priorytety, gdy wszystko wydaje się pilne
- jak nie zgubić informacji w natłoku spraw
- jak organizować pracę tak, aby dzień nie kończył się chaosem
Technologie, które naprawdę pomagają (a nie tylko brzmią nowocześnie)
Nowoczesny sekretariat to także mądre korzystanie z technologii.
Uczestnicy poznają:
- aplikacje do zarządzania zadaniami i przypomnieniami
- sposoby porządkowania maili i informacji
- narzędzia do planowania spotkań i kalendarza
- proste automatyzacje, które oszczędzają czas w pracy biurowej
Pytanie:
Ile czasu w pracy tracimy tylko dlatego, że robimy wszystko ręcznie?
Komunikacja, która robi dobre wrażenie
Czasami wystarczy jedno zdanie, żeby rozmowa poszła w dobrą… albo złą stronę.
W tym module uczestnicy poznają:
- zasady profesjonalnej komunikacji w sekretariacie
- jak mówić, aby brzmieć uprzejmie, ale konkretnie
- jak prowadzić rozmowę telefoniczną, która buduje zaufanie
- jak pisać maile, które są jasne i profesjonalne
Trudny klient – czyli gdy rozmowa zaczyna się od pretensji
Niektórzy klienci są mili.
Niektórzy są bardzo mili.
A niektórzy… testują naszą cierpliwość.
Uczestnicy dowiedzą się:
- dlaczego klienci bywają trudni
- jak reagować, gdy ktoś mówi podniesionym głosem
- jak nie brać emocji klienta do siebie
- jak prowadzić rozmowę tak, aby obniżyć napięcie
Ćwiczenie:
Co odpowiedzieć, gdy klient mówi:
„To jest skandal! Chcę rozmawiać z kierownikiem!”
Spokojna głowa w trudnej rozmowie
W tym module uczestnicy przećwiczą:
- komunikaty, które uspokajają rozmowę
- jak mówić „nie” w profesjonalny sposób
- jak stawiać granice bez konfliktu
- jak radzić sobie ze stresem w rozmowie
Praktyczne ćwiczenia i scenki z codziennych sytuacji sekretariatu.
Sekretariat przyszłości – jakie kompetencje będą naprawdę ważne?
Na koniec uczestnicy przyjrzą się temu:
- jak zmienia się praca sekretariatu
- jakie kompetencje będą najbardziej cenione
- jak rozwijać się w pracy administracyjnej
- jak budować profesjonalny wizerunek w organizacji
Pytanie na zakończenie:
Jak chcesz, żeby klienci i współpracownicy opisywali Twoją pracę?
Rozkład godzinowy:
pierwszy dzień: 10:00 – 17:00
drugi dzień: 09:00 – 16:00