Rozumiemy jakim wyzwaniem może się okazać pełnienie funkcji sekretarki znanej firmy i jakim presjom może być poddana taka osoba. Bazując na bogatych doświadczeniach i efektywnych metodach chcemy wskazać uczestniczkom szereg gotowych zasad jak skutecznie i przejrzyście prowadzić biuro oraz jak profesjonalnie obsługiwać rozmówców zarówno w kontaktach telefonicznych lub mailowych jak i osobistych.
Cel szkolenia
Szkolenie ma na celu wyposażenie uczestników w narzędzia pozwalające:
- budować fundamenty pod profesjonalne zachowania wspierające decydentów,
- poznać swój i innych styl komunikacji oraz nabyć doświadczenie w ich płynnym używaniu,
- umiejętnie aktywnie słuchać rozmówcę,
- poznać i poprawnie diagnozować typy klientów,
- tworzyć i wprowadzać w życie skuteczne rozwiązania komunikacyjne z trudnym klientem,
- profesjonalnie i sprawnie orientować się w obszarach administracyjnych,
- z łatwością i pewnością przestrzegać zasad związanych z terminami ,
- efektywnie łączyć procedury administracyjne z potrzebami różnych ludzi.
Korzyści dla uczestników
W czasie tego szkolenia prowadzonego metodą warsztatową uczestnicy otrzymają kompleksową porcję skutecznej wiedzy z zakresu szeroko rozumianej komunikacji i jednocześnie – co szczególnie ważne – osobiście każdą partię materiału przetrenują, przećwiczą, zastosują w wewnętrznej interakcji i przyswoją ją na poziomie własnych doświadczeń. Szkolenie ma charakter „wiedzowo – narzędziowy”, gdyż w jego efekcie uczestnicy zostaną poinformowani o teorii i wyposażeni w praktyczne narzędzia komunikacyjne, które natychmiast będą w stanie wykorzystywać. Style komunikacyjne ( według różnych metod), świadome używanie aktywnego słuchania oraz typologii klientów, praktyczne elementy technik komunikacji czy też metody wywierania wpływu na ludzi przy jednoczesnym przestrzeganiu zasad i norm administracyjnych – to w obecnych czasach niezbędne umiejętności, szczególnie podczas kontaktów w różnych kanałach (telefoniczny, bezpośredni, mailowy). Uczestnicy warsztatów dostrzegą szereg nowych możliwości postępowania z trudnym klientem i profesjonalnego zastosowania narzuconych procesów.
Uczestnicy dokładnie będą wiedzieli co należy zrobić, aby najefektywniej zarządzać własnym czasem oraz przestrzenią sekretariatu. Poznają i pozbędą się wszystkich „pożeraczy czasu” oraz będą wiedzieli co wpływa na profesjonalizm.
PROGRAM SZKOLENIA
Moduł I ORGANIZACJA PRACY – SZANUJĘ SWÓJ CZAS:
- Określanie celu – metoda SMART
- Zasady i reguły planowania czasu
- Współpraca ze zwierzchnikiem – zarządzanie jego kalendarzem i zadaniami,
- Najczęściej popełniane błędy w organizacji pracy
- Planowanie – jak skutecznie planować krótko- i długoterminowo
- Higiena pracy i odpoczynku – jak pracuje nasz umysł i jak to wykorzystać
Moduł II STANDARDY – JESTEM WIZERUNKIEM FIRMY:
- Kim jest klient? – dla mnie, dla Firmy
- Metodologia dokumentacji i katalogowania
- Korespondencja mailowa – zasady i standardy;
- Kontakt telefoniczny, różne przypadki – zasady i standardy
Moduł III SKUTECZNE UMIEJĘTNOŚCI KOMUNIKACYJNE:
- Złote Zasady – jak łatwo je stosować :).
- Określenie własnych potrzeb, silnych i słabych stron ( w aspekcie komunikacji)
- Zmiana języka negatywnego na język pozytywny.
- Budowanie dobrego kontaktu z innymi ludźmi.
- Zamiana problemu na rozwiązanie i metoda pełnej połowy szklanki.
Moduł IV UMIEJĘTNOŚCI WPŁYWANIA NA ROZMÓWCĘ:
- Agresja, brak asertywności czy jedno i drugie?
- Magiczne słowa, które podświadomie zmieniają percepcję odbiorcy.
- Spójność komunikatów werbalnych i niewerbalnych, w każdym kanale komunikacji.
- Model Komunikacji Współpracującej
Przykładowe gry i zabawy realizujące główny cel warsztatów:
- „Kołowy model komunikacji” – zabawa komunikacyjna ze szczególnym doświadczeniem/ omówieniem sprzężenia zwrotnego
- „Mimowie czyli Kobiety i mężczyźni w biznesie” – ćwiczenie na odbiór komunikatu przy pomocy komunikacji niewerbalnej
- Każdy to zrobi za … uśmiech i komplement” – czyli trochę o asertywności, uległości i agresji
- „Wycieczka do Hiszpanii” – trudności związane z odmawianiem i jakie są tego konsekwencje
- „Zaraz, zaraz…gdzieś to tu mam” – czyli jak trwać przy zasadach administracyjnych i równocześnie profesjonalnie rozmawiać z klientem
- „Tylko ten jeden raz” – czyli jak stosować skuteczne metody dla wyjątkowo trudnych klientów
Rozkład godzinowy:
10:00– 17:00