Negocjacje z dostawcami – poziom zaawansowany

Polskę wyróżnia w Europie Środkowo-Wschodniej bardzo wysoki poziom konkurencji w gospodarce. Wolny rynek prowadzi do presji na ceny usług i towarów. Powoduje to ich obniżenie i spadek rentowności przedsiębiorstw dostarczających towary na rynek. Jedną z dróg poprawy wyników finansowych firm jest polepszenie warunków ich zakupów.

Osoby odpowiedzialne za zakupy mają za zadanie obniżać koszty pozyskiwania komponentów, półfabrykatów, materiałów i urządzeń czy usług podwykonawców, stąd też wzrasta znaczenie pionów zakupów i zaopatrzenia.

Kupcy czy zaopatrzeniowcy naciskani przez swoich szefów muszą renegocjować w dół raz już podpisane umowy. Wyniki negocjacji zakupowych prowadzonych przez kupców przekładają się bezpośrednio na rentowność przedsiębiorstwa, często decydują też o „być albo nie być” wielu dostawców.

O sukcesie decydują kupcy, którzy codziennie zadają sobie pytania typu: 

• Jak mogę jeszcze lepiej przygotować się do negocjacji?
• Jaką powinienem wybrać strategie i techniki, dostosowane do konkretnej negocjacji?
• Jak powinienem prowadzić negocjacje?
• Jakie stosować narzędzia komunikacji, argumentacji i wpływania na drugą stronę?
• Jak lepiej zabezpieczyć interesy kontraktowe firmy?

Odpowiedzi na te pytania pomogą udzielić warsztaty, których celem jest rozsze­rzenie wiedzy uczestników na temat negocjacji zakupowych, a także doskonalenie praktycznych umiejętności prowadzenia zaawansowanych negocjacji zakupowych oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach negocjacyjnych (obrona przed manipu­lacjami i „nieczystymi” zagraniami sprzedającego).

Trening jest uzupełniony wiedzą i licznymi ćwiczeniami z zakresu psychodiagnosty­ki tzn. umiejętności rozpoznawania u ludzi tych cech osobowości, które mają istotne znaczenie dla wyboru optymalnych technik komunikacyjnych i negocjacyjnych.

Jest dydaktycznie zaprojektowany jako poziom zaawansowany, o bogatym repertuarze technik negocjacyjnych.

 Cele szkolenia:

• pogłębienie wiedzy z zakresu negocjacji
• nauka umiejętności negocjacji pod presją i w sytuacji prób manipulacji ze strony sprzedającego
• nabycie umiejętności radzenia sobie z konfliktem w negocjacjach
• przećwiczenie w praktyce negocjacji indywidualnych i zespołowych, opartych na specjalnie przygotowanych scenariuszach

Korzyści dla uczestników:

• Zdobędziesz wiedzę o tym, jak budować zespół negocjacyjny i ustalać zasady, współpracy miedzy członkami teamu w poszczególnych fazach rozgrywek negocjacyjnych.
• Poznasz jak negocjować z dostawcą, dla którego nie jestem głównym od­biorcą, ale go potrzebujesz.
• Nauczysz się, jak przygotować się do negocjacji, gdy chcesz negocjować warunki umowy.
• Poznasz, co ma dla Ciebie najważniejsze i istotne znaczenie w procesie zakupowym.
• Nauczysz się prowadzić proces negocjacyjny z korzyścią dla Twojej firmy.
• Przećwiczysz stosowanie skutecznych technik negocjacyjnych w każdej fazie procesu negocjacyjnego.
• Będziesz umiał rozpoznać gry handlowców i dostawców oraz nauczysz się skutecznie im przeciwdziałać.
• Przećwiczysz techniki stosowane podczas negocjacji cenowych.
• Nauczysz się identyfikować strategie wpływu partnera.
• Nabędziesz praktyczną umiejętność tworzenia tzw. Map psychograficznych czyli rozpoznawania i diagnozowania cech osobowości partnera.
• Doświadczysz trudnych sytuacji, które mogą wystąpić w trakcie rzeczywi­stych negocjacji handlowych.
• Zapoznasz się z podstawowymi dla procesu negocjacji technikami wpływa­nia na rozmówcę.
• Poznasz wybrane techniki komunikacyjne, użyteczne w negocjacjach han­dlowych.
• Poznasz strategie prowadzenia rozmów ze słabszej pozycji (z silniejszym partnerem).
• Dowiesz się, jakie strategie stosować w specyficznych warunkach (negocjacje z silniejszym partnerem, ze stałym kontrahentem, w sytuacji kryzysowej etc.).
• Poznasz i przećwiczysz techniki odmawiania sprzedawcy, który żąda zbyt wiele.

Adresaci szkolenia

Szkolenie adresowane jest przede wszystkim do osób bezpośrednio zajmujących się zakupami towarów i usług, takich jak:

• kupcy
• specjaliści zakupów  lub zaopatrzenia
• managerowie ds. zakupów lub zaopatrzenia
• key account managerowie działów sprzedaży
• managerowie lub kierownicy działów sprzedaży
• managerowie lub kierownicy pionów dystrybucji i logistyki

PROGRAM SZKOLENIA

Dzień pierwszy

Istota, charakterystyka i aspekty negocjacji zakupowych:

• Kluczowe elementy procesu i ich wpływ na ostateczny wynik,
• Równowaga i dysproporcje pozycji wyjściowych stron negocjacyjnych i wynikające i nich strategie i techniki negocjacyjne,
• Negocjacja jako proces uzgadniania stanowisk i osiągania konsensusu w sytuacji wspólnych i rozbieżnych interesów stron stołu negocjacyjnego,
• Negocjacje wokół stanowisk (osób) a negocjacje rzeczowe (interesów),
• Specyfika negocjacji zakupowych:
  • Importowych i krajowych
  • Różnych grup towarowych: artykułów spożywczych, non-food, dóbr FMCG, dóbr przemysłowych i inwestycyjnych
  • Z przedsiębiorstwami o różnym charakterze: produkcyjnym, handlowym i dystrybucyjnym
  • Z sieciach handlowymi – style negocjacji: brytyjski, francuski i niemiecki
• Negocjacje warunków: handlowych a kontraktowych,
• Negocjacje indywidualne a w zespołach negocjacyjnych.

Procedura profesjonalnego przygotowania się do negocjacji zakupowych czyli właściwe przygotowanie gwarancją sukcesu:

• Zbieranie informacji o drugiej stronie i przewidywanie jej zachowań negocjacyjnych,
• Zdefiniowanie: obszaru negocjacji, powodu, celu ogólnego i celów pośrednich,
• Analiza stanu wyjściowego, kryteriów brzegowych i ustalenie obiektywnych kryteriów,
• Określenie mocnych i słabych punktów i wybór priorytetów, argumentów i obszarów możliwych ustępstw,
• Zdefiniowanie BATNA, dolnej linii, punktu oporu i aspiracji – arkusz przygotowawczy,
• Przyjęcie określonej strategii negocjacyjnej i dobór technik i argumentów,
• Stworzenie planu rozmowy,
• Opracowanie celów i scenariusza działania w poszczególnych fazach negocjacji.

Profilowanie partnera z drugiej strony stołu negocjacyjnego:

• Profil osobowości partnera negocjacyjnego:
  • Typy osobowości,
  • Charakterystyczne zwroty i wyrażenia,
  • Konstrukcje i konteksty wypowiedzi,
  • Punkty odniesienia.
• Profil komunikacji interpersonalnej, jego wpływ na charakter, przebieg oraz ostateczne rezultaty negocjacji:
  • Podstawowe wymiary 4 nastawień komunikacyjnych,
  • Charakterystyczne zachowana wymiarów,
  • Silne strony i źródła problemów oraz dostosowywanie się do nich.
• Profil stylu negocjowania:
  • 4 wymiary stylów negocjowania,
  • Założenia podstawowe,
  • Podstawowe wyrażenia,
  • Wskazówki do prowadzenia negocjacji.

Efektywne narzędzia komunikacji w negocjacjach zakupowych:

• Sztuka aktywnego słuchania,
• Techniki zadawanie pytań i ich funkcje w procesie negocjacji,
• Zastosowanie odzwierciedlenia i parafrazy,
• Rzeczowa komunikacja słowna i sposoby racjonalnej argumentacji,
• Przeciek werbalny i niewerbalny – interpretacja sygnałów czyli jak czytać „między wierszami”,
• Zawartość informacyjna „języka ciała” i narzędzia obserwacji niespójności w przekazie słownym i zachowaniach niewerbalnych negocjatora – ich konsekwencje podczas negocjacji,
• Oddziaływanie zasobem leksykalnym, składnią, emisją głosu, mową ciała na drugą stronę stołu negocjacyjnego.

Przebieg, strategie i techniki w poszczególnych fazach negocjacji zakupowych oraz obrona przed technikami stosowanymi przez sprzedających:

• Faza wstępna negocjacji
  • Nakreślenie zasad negocjacji jeszcze przed ich rozpoczęciem,
  • Docieranie do informacji, którymi dostawca niekoniecznie chce się podzielić (ukryte motywy działania lub informacje),
  • Sztuka milczenia szczególnie ważna w tej fazie negocjacji,
  • Zacząć od „nie” i doprowadzić z wolna do „tak” na warunkach korzystnych dla kupca,
  • Sposoby skutecznej obrony kupującego przed taktykami i strategiami manipulowania ze strony sprzedawców, takimi jak techniki: wygórowanych żądań, propozycji blokującej.
• Faza negocjacji właściwych
  • Niebezpieczne techniki prezentowania ceny i innych warunków handlowych przez sprzedającego i zasady przeciwdziałania im,
  • Sztuka targowania się,
  • Techniki ustępstw i prezentowania nowego stanowiska negocjacyjnego,
  • Sposoby argumentacji przynoszące korzyści dla kupującego,
  • Zasady negocjowania korzystnych warunków współpracy z dostawcami
  • W zakresie: gwarancji cenowych i ilościowych, terminów dostaw, ważności gwarancji, kar z tytułu nie zrealizowania kontraktu.
• Faza zamykania negocjacji
  • Techniki uzyskanie dodatkowych korzyści w końcowej fazie negocjacji zakupowych,
  • Metody rozpoznanie sygnałów kończenia negocjacji ze strony sprzedającego,
  • Techniki stosowane podczas ostatniej fazy zakończenia rozmów jak presja fiaska, skubanie, fakty dokonane,
  • Formalizowanie wyników negocjacji.

Narzędzia skutecznego polepszania swojej pozycji negocjacyjnej:

• Sytuacje oporu drugiej stołu negocjacyjnego, jak sztywność negocjacyjna i zasady przeciwdziałania im ze strony kupującego,
• Zasady przeciwdziałania próbom manipulacji lub blefu ze strony sprzedającego,
• Zasady radzenie sobie z niezdecydowanymi, emocjonalnymi, nieprzygotowanymi chaotycznymi lub agresywnymi negocjatorami,
• Prawa asertywności w negocjacjach w trudnych sytuacjach,
• Asertywne komunikaty: „ja”, „przecież” i asertywne odraczanie,
• Asertywne eksponowanie swoich oczekiwań,
• Asertywna reakcja na lekceważącą, napastliwą, agresywną postawę partnera negocjacyjnego,
• Zachowywanie dystansu emocjonalnego,
• Wzmocnienie inteligencji emocjonalnej poprzez:
• Spostrzeganie, rozpoznawanie i rozumienie emocji,
• Zarządzanie emocjami i ich świadome wykorzystanie podczas negocjacji.
• Sposoby kontroli własnych emocji wpływanie na emocje drugiej strony,
• Metody radzenia sobie z konfliktem i impasem.

Dzień drugi

Negocjacje zakupowe prowadzonych przez jednego kupującego i sprzedającego (alternatywnie):

• wariant równorzędnych pozycji negocjacyjnych
• wariant negocjacji ze słabszej pozycji

Negocjacji zakupowe prowadzone przez zespoły złożone z negocjatorów zajmujących różne pozycji w hierarchii służbowej:

• strategie
• podział zadań
• metody argumentacji
• komunikacja w zespole

Negocjacje kontraktowych warunków współpracy:

• warunki bazowe
• warunki dodatkowe związane z potencjalnym rozwojem współpracy
• warunki zabezpieczające interesy kupującego
• sankcje związane z nie realizowaniem umowy zakupu przez dostawcę
• „idealna umowa zakupu”

Podsumowanie szkolenia

Rozkład godzinowy: 
pierwszy dzień: 10:00 – 17:00,
drugi dzień: 9:00 – 16:00